• 設身處地的資訊委外規劃,解決您的經營痛點

    設身處地的資訊委外規劃,解決您的經營痛點

    我們憑藉著對中小企業主的同理思維,幫助企業解決資訊安全漏洞、數位轉型落差、精簡人事成本、預期外IT支出等問題,結合卓越的資訊服務與雲端軟體組合,因此採取資訊委外能降低企業主經營壓力與風險。

    我們可以怎麼協助您?

企業主必知的IT管理四面向(四):協作生產力篇
專題團隊 / Amy Chen, Daniel Chen, Mandy Lin

欲提升企業競爭力,除了減少隱性成本、控管風險與投資技術人力外,提升員工的效率與生產力也是企業常忽略的一大課題。

「人力明明很足夠,為什麼專案期限不斷拖延?」、「檔案不是就放在那裡嗎?為什麼每次都要花很多時間查找?」、「只是跟出差同事一起修改資料,怎麼就修了大半天?」這些都是企業主可能會有的疑問。

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資訊管理是「人」的問題還是「技術」的問題 

難道員工都不夠努力嗎?

不是員工不努力,是被可避免的瑣事偷時間

公司之所以能運行,是靠著公司內各種團體的相互合作來共同產出,而團隊合作此工作模式,本該是利用每個人的專業能力與意見討論的激盪來增加效率及效能,但員工卻常被繁瑣的雜事給箝制住,更因在合作中常遇到的四個挑戰而浪費許多時間,甚至造成企業損失。

挑戰一、檔案管理混亂 


企業若沒有統一管理的資料彙整平台,檔案將散落在各處,如:員工個人的 Google 雲端、電腦本機、自有硬碟等,造成公私檔案混雜,在尋找檔案時就會花費許多時間,更可能在臨時的重要時機找不到檔案,而失去客戶商機;在文件格式方面,因各電腦間的文書軟體版本新舊程度不一定相同,同個檔案在各電腦上會顯示出不同的排版,造成文書處理的困難;而在資訊安全方面,檔案若未善加管理,離職員工便可以輕易將公司機敏資料帶走,成為企業資安的重大破口。

挑戰二、溝通管道複雜

 

企業通常使用多管道進行團隊溝通,除了 Email 外,也會使用如:Line、微信等為個人溝通而設計的通訊軟體,看似方便,長期下來則會發現公私訊息混雜、重要資訊被淹沒、檔案已過存取期限而無法打開等問題。另外,若與客戶開設群組溝通合作事宜,除了有失專業形象外,也可能因群組名稱太過相似而發生傳送訊息上的失誤,輕則鬧笑話,重則影響公司聲譽。

 

挑戰三、專案管理繁雜

 

各級主管在追蹤下屬的產出進度時,通常會使用 Excel 製作一個專案追蹤表來進行歸納整理,再逐一詢問各員工的專案進度,相當耗時。但凡專案一多、負責專案的員工變動,或太過忙碌而忘記更新,都會增加出錯機率,使主管無法正確掌控專案進度,更影響後續的安排規劃。

挑戰四、協作處理困難

 

企業本來就常遇到需要出外勤或出差的情形,而近年因 COVID-19 疫情而興起的在家工作、分流進公司等措施使混合辦公模式成為日常,此時若兩地的員工要合作修改同份檔案,在公司外的員工必須透過 VPN 連線到公司主機存取檔案,或是請在公司內的員工從公槽中存取檔案後再寄 Email,修改步驟繁複,更可能造成檔案版本混亂。

企業是否導入雲端協作工具差別

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 團體合作的利益面要如何撥雲見日

此時,企業該如何面對以上挑戰就成了新課題,要讓員工間的團體合作不再受繁雜事務桎梏,並完全發揮出其效能,導入雲端協作平台為解決良方,以下用實際案例說明:

某製造業客戶的產品線複雜,因數位化浪潮而開始規劃建立一個資訊整合平台,在自由系統協助之前,該客戶以 Gmail 作為電子郵件系統,並採用 Line 作為員工間的通訊工具,使資料散落在不同平台上,導致在日常工作方面,如尋找資料、交接工作時花費許多時間;而在概念發想等創意產出面,此未整合的資訊環境也弱化了員工共同創新的能量,此外,多平台的使用更造成了不小的資安疑慮

自由系統評估客戶的環境與需求後,協助客戶導入 Microsoft 365,不僅兼具電子郵件與即時通訊軟體的功能,更能輕鬆接軌該客戶環境內原有的 Office 軟體,如 Microsoft 365 中的 Sharepoint ,可以建立以小組和專案為主的網站,並進行完善的專案管理。以教育訓練為例,若要對外點人員進行訓練,只要將相關資料放在 SharePoint 上,外點人員就能直接瀏覽學習,不用再約時間到總公司上課,除了讓員工學習方便外,也能減少企業資源投入。

另外,Microsoft 365 中的 Teams 則是智慧化即時通訊軟體,能建立以專案為小組的團隊,讓分散在各地的員工在線上即時進行會議,並直接在雲端共同編輯文件,大幅節省溝通時間與成本。對此改變,客戶表示:「過去台灣總部人員為管理海外據點,一年得出差好幾次,後來開始運用 Teams 之後,總部人員每年只要出差一次,就可完善海外據點的管理,節省不少人力資源與差旅成本。」

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自由系統協助多家為資訊整合不佳所困的企業,透過豐富的 IT 經驗評估企業的資訊環境,並根據企業需求,幫助企業尋找適合的雲端協作工具,更協助導入以及後續維運,使公司資訊透明流通、組織溝通順暢、增加營運效率,提高生產力與競爭力。

 

企業主必知的資訊管理四面向



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