• 設身處地的資訊委外規劃,解決您的經營痛點

    設身處地的資訊委外規劃,解決您的經營痛點

    我們憑藉著對中小企業主的同理思維,幫助企業解決資訊安全漏洞、數位轉型落差、精簡人事成本、預期外IT支出等問題,結合卓越的資訊服務與雲端軟體組合,因此採取資訊委外能降低企業主經營壓力與風險。

    我們可以怎麼協助您?

Sandy Tsai / Service Consultant

數位轉型-時下最熱門的概念,如何應用資訊技術調整既有生產模式,優化工作效率以提高營收,已成了企業主的共同課題。企業在進行成本效益分析的同時,除了實際的軟硬體設備外,時常漏掉內部溝通和協作所造成的「隱形成本」,而這恰巧也是企業啟動數位轉型一個直接有效的切入點,你注意到了嗎?


企業內不管是哪一個部門,難免都會需要跨部門溝通,以確保事情可以順利進行並達成目標。隨著網際網路的發達和社交軟體應用普及,不少企業溝通會使用常見的社交軟體,如 LINE, SKYPE, Messenger, WeChat 等等。其中,台灣又以 LINE 和 SKYPE 佔大多數。


這些社交軟體著實解決企業內部溝通不少問題,但許多主管與企業主使用一段時間後反應了以下常見的五大問題 :

  1. 機密資料外洩風險 : 資料隨著員工的離職也被一併帶走

因為使用的軟體沒有特別被公司所納管,資料安全如同敞開的一扇大門,員工可以輕易將公司資料帶離公司。更甚,有心人士可以直接轉給第三方或是競爭對手,對公司來說無疑是承擔了巨大的資安風險,不少企業因此損失上百萬。

相較於 LINE, Messenger, WeChat,SKYPE 相對有企業版可由公司管控。然而 2019 年 7 月,微軟已終止 SKYPE for Business 的服務,只保留 O365 裡涵蓋的 SKYPE 服務還可以繼續使用 (微軟有逐漸汰換掉 SKYPE 的趨勢)。


  1. 公私混雜,費時找資料 : 公事、私事無法有效區隔個別溝通

和員工交談時難免公事穿雜私事,或是要回公事時,看到私人訊息忍不住回應,無法有效專注在公司項目。如果今天是需要跨部門的溝通,偶爾也會發生誤傳的狀況。那資料可以如何有效紀錄並做權限控管,阻隔不相關人士或特定人士? 如何即時追蹤資料並確認? 


  1. 資料流失與存取方便性 : 找檔案需花費一定時間且檔案有時效性

若使用紙本方式記錄,除了資料不易備分,一開始若沒做好建檔動作,會需要花很多時間搜尋所需資料。即便今天使用社交軟體,同樣需要耗時找對話紀錄中的檔案,且檔案若未妥善存檔,一旦超過時效,還須承擔資料遺失和重做的時間成本,無形之中浪費了許多時間


  1. 主管或業務等會跑外點的人士,存取公司資料不易,需要經過一定程序。 可以如何有效控管?

  2. 可以如何有效共享資料給內外部人士,但同時做到權限的控管?


對應的這些問題不必過於擔心,微軟提供的 O365 服務剛好可以解決企業內部溝通問題並提升跨部門協作效率。

其功能如 Teams 專門對企業設計的溝通平台、SharePoint 雲端儲存空間、Office 線上線下版本、OneDrive 個人資料存放夾、Exchange Online 郵件服務與 Outlook 郵箱等最有魅力的,在於這些工具已完整整合,企業主可以統一控管。舉例來說:

Teams 溝通平台除了可以將客製化的群組討論資訊與私人訊息區隔開,上傳的資料可以快速在檔案夾中找到。若使用 SharePoint 也可以輕鬆查詢檔案。另外, Outlook 行事曆內容也會一併整合進 Teams 的會議行事曆,透夠 Teams 即可查看行事曆並與客戶線上開會,共享畫面並及時編輯 Office 文件。

大部分常用的辦公工具可以「一站式」解決,無須開啟多個頁面作業。不僅方便溝通與協作,使用者更能專心於核心業務

如果有跑外點的同仁與高階主管,O365 的服務可以同步在電腦、平板、手機等,檔案也可做有效的權限控管,除針對人員做存取限制,也能限制其編輯、僅能檢視、禁止列印、複製等權利。若外出時裝置不幸意外遭竊遺失,也不必擔心資料遺失,換一台新裝置,登入帳號密碼,資料馬上可以照常使用,確保作業效率不受影響。

透過數位工具,公司想要在數位轉型中提高自身生產力不一定要投入鉅額成本,選對工具,也能輕鬆轉型。