活動回顧—Microsoft Teams 數位生產力進階班–你不知道的8大辦公室應用情境

數位容易轉型難!企業有意識要轉型、也導入了數位化工具,然而為何轉型無感?核心原因很可能在於「轉型政策無法在組織落地」,也就是「買了工具卻不會用」。

Microsoft Teams 數位生產力進階班–你不知道的8大辦公室應用情境

Becky Tsai / Service Consultant

所有企業都在拚數位轉型,但要落實轉型革命就要摒棄硬體思維、固有習慣,正如同外貿協會董事長黃志芳所說:「數位容易轉型難。」而最簡單的轉型第一步,就是先導入數位生產力工具改善協作方式和溝通效率。

微軟與自由系統於2021.04.20舉辦這場【Microsoft Teams 數位生產力進階班-- 你不知道的辦公室應用情境】Webinar,希望透過實用、易懂、生活化的情境展演,與來賓分享數位轉型的更多可能性。

 

為何要舉辦這場Webinar

在過去輔導企業數位轉型的經驗中,我們意識到一個很大的問題:企業有意識要轉型、也導入了數位化工具,然而為何成效不彰?轉型無感?核心原因很可能在於「轉型政策無法在組織落地」,也就是「買了工具卻不會用」。

自由系統 — Microsoft Teams 數位轉型
數位生產力工具使用階段圖--你的組織目前在哪個階段呢?

 

符合以下特徵者,應該立即反思數位轉型政策

  1. 組織已經導入 Microsoft Teams,但只用來傳訊息,浪費了其他90%強大整合功能
  2. 除了 Microsoft Teams 還同時使用很多第三方工具,生產效率還有待加強
  3. 未使用 Microsoft Teams,正在評估改善團隊協作方式

Microsoft Teams辦公室的八大情境應用

很多人將Teams視為企業級通訊軟體,但其實我們更建議企業主將它視為「團隊的雲端協作平台」。為何需要all-in-one雲端協作平台?原因有三:

  1. 整合功能強大,一個介面解決所有工作
  2. 雲端協作解決時空限制,手機、電腦都相容
  3. 企業級軟體IT易控管,降低資訊安全風險
自由系統 — Microsoft Teams 數位轉型
Webinar中展示的情境與可以對應的各種工具

 

舉例自由系統為例,員工時數報告、團隊會議排程、檔案共編歸類、公司內部問卷、教育訓練影片,甚至開發客製化應用程式來記錄工程師工時,都可以在 Teams 一站完成。

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Teams + Power Apps / Power BI- 客製化流程並串接軟體、報表

 

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Teams + OneNote- 強大的筆記本可分層管理,不用再用Word個別存檔

 

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Teams + PowerPoint- 各組簡報共編不用再傳來傳去

 

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Teams + Polly- 即時統計,不用再另開表單,快速方便

 

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Teams + Stream- 教育訓練影片也可以統一存放、及時觀看

 

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Teams + Power Apps / Power BI- 客製化流程並串接軟體、報表

 

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Teams + Forms- 問卷調查並匯出統結果

 

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Teams + Planner / List- 適合專案管理、工作指派、進度追蹤

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當企業已經決定導入Teams,可以思考以下幾個進階問題:

  1. 是否已先評估過總體資訊環境,以及組織內如何導入、轉移資料

  2. 是否規劃員工教育訓練,使軟體應用完整落地

  3. 組織中有哪些流程適合建立自動化流程

    👉例如外勤人員可使用手機版Teams + Power Apps隨時登記工時、並串接Power BI產出可視化報表,而主管可使用電腦版Teams 隨時監控
  4. 是否需要微軟授權服務商支援日常維運和技術問題

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Teams 數位轉型成功案例

我們的團隊擁有豐富的資訊規劃經驗,深諳企業主的管理困擾,並致力於協助台灣中小型企業提升數位生產力、落實數位轉型,以下分享幾個成功轉型的客戶案例:

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▲根基營造

 

自由系統 - Microsoft Teams 數位轉型案例
▲外貿協會TAITRA