什麼是虛擬資訊長Virtual CIO?怎麼彌補專業人力空缺?一表看懂兩種資訊長模式差異

Mandy Lin / Marketing Specialist

虛擬資訊長(Virtual CIO, vCIO),又稱資訊長委外資訊長即服務。指的是有些企業並未常設資訊長(CIO)一職,而是搭檔外部的資訊管理顧問、MSPs、甚至是一整個策略團隊,而取得中立、全觀且貼近產業發展前緣的專業服務。虛擬資訊長也可能與外部團隊直接包辦執行端任務,企業可以把戰略諮詢和技術執行一起交付給合作夥伴,把心力專注在與核心業務相關的主要幹道上。

 

為什麼企業需要虛擬資訊長(vCIO)

業界開始推崇虛擬資訊長這種服務型態,主要還是源自於企業「缺工」的問題。像資訊長這樣的高階管理職,一方面需要具備資訊領域的技術或經驗,另一方面需要負擔管理責任,累積人脈、提供遠見,資訊長可不好找也不好當。假如,有的企業並不追求要專設一位資訊長,只是需要有人來履行這些職務呢?

  1. 企業型態是否需要一位全職資訊長?
  2. 如何找到並培養全面性專業的資訊長人選?
  3. 資訊長的人事聘僱成本有多高?
  4. 人資如何透過面試判斷資訊長人選的專業?
  5. 不適任的資訊長可能帶來的不良影響,以及替換成本有多高?

值得注意的是,並不是所有的企業都適合以委外或約聘的型態,來補足「資訊長」一職的職責貢獻與實際作用。企業不妨先盤點目前的組織編制、人力資源、聘僱預算,以及資訊需求—也就是資訊長的核心職責範疇。

假如您是中小企業的管理者,您的組織可能並不需要追求太多新穎、尖端的科技應用,而是想務實地把資源運行得恰到好處,那麼您不一定要擁有一位CIO,甚至許多小型企業都不一定有自己的IT部門。

假如您的企業有一定的規模,按合規性、編制與程序的健全而言,有一位CIO來裁決事項、為資訊與數位化戰略掌舵,確實比較妥當。這時候我們應該修正一下說法—可以考慮找一位外部資訊顧問來作為CIO的軍師,彌補內部缺乏的專業(例如資安顧問),而不是完整的vCIO即服務。

 

虛擬資訊長(vCIO)與典型資訊長的比較

虛擬資訊長(vCIO)和典型資訊長(inhouse CIO)的基礎責任是共通的,只是達成方法不一樣。基本責任大抵不脫離四大主軸:

  • 制定IT策略目標
  • 規劃IT資源預算
  • 分析並修訂商業流程
  • 跟進科技發展落實企業應用。

根據美國科技業行銷公司TechTarget的分析,我們可以從四個面向來比較虛擬資訊長和典型資訊長這兩種模式:

 

虛擬資訊長virtual CIO

典型資訊長inhouse CIO

雇傭合約 

非直接聘僱關係,以約聘、外包、駐點等形式合作,可能同時須服務複數個企業客戶。 經企業正式簽約聘僱,是編制內的高階主管,故人事成本也較高。

招募方式 

通常透過第三方服務供應商如MSP或IT顧問公司(consulting firms)來媒合簽約,此外經銷商(resellers)、解決方案供應商(solution providers)也有可能供應vCIO服務,即便這比較不是他們的本業。 經由企業典型的內部招募渠道而簽訂雇傭關係,由企業端(高層、人資)來定義職位權責及裁定人事。故需要付出較多資源來處理招募。

責任歸屬 

vCIO對於內部政治了解或許沒那麼深,但也因為身處體制外,能注入全新、全觀、多元的專業知識和實務經驗。也可以快速挑選媒合外部的產品、服務。 內聘CIO對於企業內部的組織結構、決策流程、資源多寡、產業需求有較細微的掌握。對於有些企業來說執行端工作可以委外,但有個了解內部情況的領導者是最關鍵的。

成本效益 

與服務商簽署合約,屬於付費取得服務,採較精準的工時計費或訂閱制方案(flat rate),追求高度投資效益比,也因為vCIO服務的客戶通常不只一家,故成本可以被分攤。 內部的受薪職位,所以要計算的人事成本包含薪酬、獎金、福利、升遷、公用資產、員工保險……等等隱性支出。

 

採用虛擬資訊長模式帶來的營運效益

虛擬資訊長、Virtual CIO(vCIO)只是一個概念或服務型態的統稱,每家服務商或諮詢公司都會有自己的詮釋方式,從實際需求出發才不會失了方向。比較新舊兩種資訊長形式的差異後,建議進一步了解vCIO可能帶來的機會效益:

 

一、精簡組織結構

高階主管的入職程序通常耗時耗錢。就如同上文反覆提到的,對企業來說最貴也最難控制的資源就是「人」,尤其是缺工時代下,有愈來愈多中小企業、專業化分工組織,都在尋求人事結構精簡化,除了降低人事成本,快速回應大環境的變動(e.g.裁員潮)或業務需求(e.g.上雲),也可以確保vCIO本人(或是團隊)的專業度—畢竟是付費的高階企業服務。

 

二、良好的客觀性

vCIO不受制於內部政治,可以用全觀的視角審查企業資訊管理現況,或找出以企業現有資源下較難處理的問題。vCIO也可以擔任縮小企業端和產業端隔閡的角色—他們更接近產業端,即時更新各方知識和技術,好的vCIO服務商可以從廠商中立、需求驅動的客觀角度篩選解決方案後回饋給企業。

 

三、降低試錯風險

試錯成本是所有資訊部門難以避免的,包含買到不適用的產品、遇到不專業的廠商、採取不正確的方法,所以需要大量經驗來輔助判斷。而資訊領域有很多經驗是產業通用的,vCIO可以快速複製他們的經驗到客戶身上,提高決策效率。

 

四、導入新觀念或思維

由於vCIO同時經手複數個案件,可能會比inhouse CIO擁有更多不同產業的資訊跟經驗,也等於聘請了一位身經百戰的顧問,在系統導入或規劃上擁有許多不同的經驗與觀點,可以協助企業快速地掌握新技術並輔助落地。

 

不論是內聘或委外資訊長,都需要不斷擴展知識、視野和人脈,才能追上日益複雜的資訊科技發展,幫助企業消化與落地。企業在劃定委外範疇與選擇解方前,也務必先釐清核心需求與痛點,才不會在多元多樣的資訊市場下偏離初衷。

 

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參考資料